Contractul de schimb

• pentru cetățenii români cu domiciliul în România – cărți de identitate;
• pentru cetățenii români care nu au domiciliul în România – pașaport eliberat de autoritățile competente din România în care este menționat domiciliul sau pașaport emis de autoritățile competente din statul de domiciliu;
• pentru cetățenii străini, din Uniunea Europeană și Spațiul Economic European – actul de identitate sau pașaportul emis de autoritățile competente din statul de origine;
• pentru cetățenii străini, din afara Uniunii Europene și Spațiului Economic European – pașaport emis de autoritățile competente din statul de origine, cu viză de intrare pe teritoriul României, dacă este cazul.

• acte de proprietate pentru bunul imobil (de exemplu: contracte de vânzare  – cu dovada de plată a prețului vânzării, contracte de donație, hotărâri judecătorești definitive – și irevocabile dacă este cazul, titluri de proprietate, certificate de moștenitor etc.);
• acte de proprietate pentru bunul mobil (de exemplu: contracte de vânzare-cumpărare obiecte de artă, cartea de identitate, certificatul de înmatriculare, contractul de vânzare-cumpărare sau factura fiscală pentru autovehicule etc.);

• certificate de atestare fiscală solicitate pentru înstrăinare (pentru fiecare contribuabil/coschimbaș) din care să rezulte că nu sunt datorii fiscale aferente bunurilor. Se poate obține prin intermediul biroului notarial, gratuit;

Pentru imobile, suplimentar,

• documentație cadastrală (plan de amplasament și releveu) și încheiere de intabulare; dacă imobilul nu este înscris în cartea funciară, anterior încheierii contractului de schimb trebuie îndeplinite toate formalitățile pentru întocmirea documentației cadastrale și intabularea în cartea funciară;
• extras de carte funciară pentru autentificare, pentru fiecare imobil, care se obține prin intermediul biroului notarial, cu plata unei taxe fixe/imobil – 40 lei;
• certificat de performanță energetică pentru imobilele construcții;
• adeverință de la asociația de proprietari din care să rezulte achitarea la zi a cotelor de contribuție la cheltuielile asociației;
• ultimele facturi emise de furnizorii de utilități și dovada achitării acestora.

• procură pentru reprezentare (în cazul în care partea nu se poate prezenta personal).

• act constitutiv;
• certificat de înregistrare la Registrul Comerțului / actul în baza căruia își desfășoară activitatea;
• certificat de înregistrare fiscală (CIF);
• certificat constatator eliberat de Oficiul Național al Registrului Comerțului. Se poate obține prin intermediul biroului notarial, iar taxa pentru eliberarea acestuia este fixă – 30 lei;
• certificat eliberat de Oficiul Național al Registrului Comerțului privind beneficiarul real. Se poate obține prin intermediul biroului notarial, iar taxa pentru eliberarea acestuia este fixă – 20 lei;
• decizie a asociatului unic sau hotărâre a Adunării Generale a Asociaților cu privire la actul supus procedurii autentificării;
• împuternicire  pentru reprezentant în vederea încheierii contractului, dacă este cazul (delegație, hotărâre a Adunării Generale a Asociaților).